Règlement Intérieur de l’Association PAX ASTRO SPORT (APAS)
Ce règlement intérieur est établi conformément à l’article 16 des statuts de l’association PAX ASTRO SPORT pour préciser et compléter ces derniers en ce qui concerne son fonctionnement interne et pratique.
Titre I : Adhésion et Membres
Article 1 : Admission
Pour devenir membre de l’association, il faut être agréé par le conseil d’administration, après avoir soumis une demande d’adhésion et s’être acquitté de la cotisation annuelle.
Article 2 : Cotisations
Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’assemblée générale. Les membres sont informés chaque année du montant à régler.
Article 3 : Radiation
La qualité de membre se perd par démission, décès, ou radiation prononcée par le conseil d’administration pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave.
Titre II : Organisation et Fonctionnement
Article 4 : Assemblée Générale
Les modalités de convocation, d’organisation et de déroulement des assemblées générales ordinaires (« AG ») et extraordinaires (« AGE ») sont définis dans les Statuts aux articles 13 et 14.
Article 5 : Conseil d’Administration
Les fonctions, le mode de sélection et les obligations des membres du conseil d’administration sont définis à l’article 12 des Statuts et ne nécessite pas d’être plus détaillés à ce stade.
Article 6 : Le Bureau
Les rôles spécifiques des membres du bureau (président, trésorier, secrétaire) sont définis dans l’article 11 des Statuts. Si d’autres fonctions venaient à être créées, le présent Règlement Intérieur pourrait être modifié.
Titre III : Dispositions Financières
Article 7 : Ressources et Gestion Financière
7.1 Introduction
Ces règles financières sont établies conformément aux statuts de l’Association PAX ASTRO SPORT (APAS) et visent à assurer une gestion efficace et transparente des finances de l’Association. Reconnaissant l’échelle initiale des opérations et les limitations de ressources, ces règles sont conçues pour être adaptables à mesure que l’Association se développe.
7.2 Année Financière
L’année financière de l’Association PAX ASTRO SPORT (APAS) commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
7.3 Dispositions Bancaires
- L’Association doit maintenir un compte bancaire à son nom auprès d’une institution financière réputée.
- Toutes les transactions financières doivent être effectuées via ce compte.
7.4 Budget
- Le Trésorier doit préparer un budget annuel pour l’Association, qui doit être approuvé par le Conseil d’Administration avant le début de chaque année financière. Il peut être révisé en cours d’année au besoin à la demande du Trésorier sous réserve de l’approbation par une Assemblée Générale Extraordinaire.
- Le budget doit inclure les revenus et dépenses prévus pour les activités de l’Association.
- Le Budget sera établi en accord avec le principe de bonne gestion établi à l’article 7.12.
- Chaque année, le montant de la cotisation annuelle sera défini lors de l’Assemblée Générale Annuelle et payable sous un mois par les membres soumis à cotisation.
7.5 Revenus
- Les revenus de l’Association peuvent consister en cotisations des membres, dons, subventions et tout autre revenu généré par ses activités.
- Tous les revenus doivent être promptement déposés sur le compte bancaire de l’Association.
7.6 Dépenses
- Les dépenses doivent être effectuées conformément au budget approuvé.
- Toute dépense dépassant un montant spécifié doit recevoir l’approbation préalable du Conseil d’Administration.
- Le montant spécifique est fixé à 200 euros.
7.7 Rapport Financier
- Le Trésorier doit tenir des registres précis et complets de toutes les transactions financières.
- Un rapport financier annuel doit être préparé à la fin de chaque année financière et présenté lors de l’Assemblée Générale Annuelle (AGA).
- Compte tenu de l’échelle initiale de l’Association et des considérations de ressources, le rapport financier sera annuel. Cependant, cette fréquence peut être augmentée si la taille de l’Association ou les exigences pour une plus grande transparence le nécessitent.
7.8 Audit
- Un audit n’est pas requis sauf si l’Association compte parmi ses membres des États ou des entreprises exigeant que l’Association réalise des audits, ou si la taille de l’Association justifie, en bonne pratique, la nécessité d’un audit.
- Les comptes de l’Association peuvent être audités annuellement par un auditeur indépendant nommé par le Conseil d’Administration si les conditions susmentionnées l’exigent. Dans le cas contraire, une simple approbation lors de l’assemblée générale sera suffisante. Les comptes seront à cette occasion mis à la disposition des membres.
- Le rapport de l’auditeur, le cas échéant, doit être présenté aux membres lors de l’Assemblée Générale Annuelle.
7.9 Contrôles Financiers
- L’Association doit mettre en place des contrôles financiers appropriés pour protéger ses actifs, mais qui doivent cependant rester adaptés à la taille de l’association.
- Une autorisation double est requise pour tous les paiements dépassant le montant spécifié à l’article 7.6.
7.10 Remboursement des Dépenses
Les membres et les bénévoles peuvent être remboursés pour les dépenses engagées au nom de l’Association, sous réserve de l’approbation préalable du Trésorier et conformément au budget. Pour plus de détails sur les conditions de remboursement, veuillez consulter l’Article 8 : Indemnités et Remboursements.
7.11 Amendements
Ces règles financières peuvent être modifiées par un vote à la majorité du Conseil d’Administration, sous réserve de ratification lors de la prochaine l’Assemblée Générale Annuelle de l’Association.
7.12 Principe de bonne gestion
- Un projet qui mettrait l’association dans une situation financière délicate parce que des revenus ou des dons ou toute forme de contribution financière attendue ne seraient pas suffisants, ou ne permettrait dans un horizon raisonnable de permettre au compte de l’association de revenir à l’équilibre, ne devrait pas être validé au préalable par le Conseil d’Administration.
- De même, si la situation financière de l’association venait à se dégrader, ou la trésorerie venait à manquer, les adhérents seraient appelés à hauteur de leur part pour combler le déficit, dans la limite du montant de leur cotisation. Dans la mesure où les adhérents refuseraient de participer entraînant l’association dans une situation déficitaire sans perspective à ce qu’elle puisse être rétablie dans des délais raisonnables, une Assemblée Générale Extraordinaire pourrait être convoquée à la seule discrétion du Trésorier et la dissolution de l’association pourrait être déclarée si aucune solution n’était trouvée.
- La responsabilité du Trésorier étant engagée, ce dernier peut, à sa seule discrétion, si les conditions l’exigent, après consultation avec le Président, déclarer la dissolution de l’association.
Article 8 : Indemnités et Remboursements
8.1 Généralités
L’Association reconnaît que les membres, y compris les bénévoles, peuvent engager des dépenses dans le cadre de leurs activités pour l’Association. Ces dépenses peuvent être remboursées selon les règles établies dans cet article, afin d’assurer une gestion financière rigoureuse et équitable.
8.2 Éligibilité au Remboursement
Les individus (membres ou bénévoles) sont éligibles au remboursement des frais engagés pour le compte de l’Association. Dans des cas exceptionnels, et sous réserve de l’autorisation du Conseil d’Administration, d’autres associations à but non lucratif peuvent également recevoir un remboursement, mais pas les entreprises ou les États, sauf approbation spécifique du Conseil d’Administration en cas de circonstances particulières.
8.3 Documentation Requise
Toute demande de remboursement doit être accompagnée de justificatifs (factures, reçus) prouvant l’engagement des dépenses ou le montant de la TVA est précisé. Les demandes doivent être soumises dans un délai de 30 jours suivant l’engagement de la dépense.
8.4 Processus d’Approbation
Les demandes de remboursement seront examinées et approuvées par le Trésorier. Les remboursements dépassant un montant de 200 euros nécessitent une approbation supplémentaire du Conseil d’Administration.
8.5 Limites et Restrictions
- Les remboursements sont plafonnés à 500 euros par événement ou activité, sauf cas exceptionnels approuvés par le Conseil d’Administration.
- Les dépenses liées au transport peuvent être remboursées sur la base du tarif économique le plus bas disponible. Pour les déplacements en voiture, un remboursement peut être effectué à hauteur de 0,30 euro par kilomètre.
- Les dépenses de restauration sont remboursables jusqu’à un maximum de 20 euros par personne et par repas.
- Les dépenses non justifiées, extravagantes ou non liées directement aux activités de l’Association ne seront pas remboursées```markdown
Règlement Intérieur de l’Association PAX ASTRO SPORT (APAS)
Ce règlement intérieur est établi conformément à l’article 16 des statuts de l’association PAX ASTRO SPORT pour préciser et compléter ces derniers en ce qui concerne son fonctionnement interne et pratique.
Titre I : Adhésion et Membres
Article 1 : Admission
Pour devenir membre de l’association, il faut être agréé par le conseil d’administration, après avoir soumis une demande d’adhésion et s’être acquitté de la cotisation annuelle.
Article 2 : Cotisations
Le montant de la cotisation annuelle est fixé par l’assemblée générale. Les membres sont informés chaque année du montant à régler.
Article 3 : Radiation
La qualité de membre se perd par démission, décès, ou radiation prononcée par le conseil d’administration pour non-paiement de la cotisation ou pour motif grave.
Titre II : Organisation et Fonctionnement
Article 4 : Assemblée Générale
Les modalités de convocation, d’organisation et de déroulement des assemblées générales ordinaires (« AG ») et extraordinaires (« AGE ») sont définis dans les Statuts aux articles 13 et 14.
Article 5 : Conseil d’Administration
Les fonctions, le mode de sélection et les obligations des membres du conseil d’administration sont définis à l’article 12 des Statuts et ne nécessite pas d’être plus détaillés à ce stade.
Article 6 : Le Bureau
Les rôles spécifiques des membres du bureau (président, trésorier, secrétaire) sont définis dans l’article 11 des Statuts. Si d’autres fonctions venaient à être créées, le présent Règlement Intérieur pourrait être modifié.
Titre III : Dispositions Financières
Article 7 : Ressources et Gestion Financière
7.1 Introduction
Ces règles financières sont établies conformément aux statuts de l’Association PAX ASTRO SPORT (APAS) et visent à assurer une gestion efficace et transparente des finances de l’Association. Reconnaissant l’échelle initiale des opérations et les limitations de ressources, ces règles sont conçues pour être adaptables à mesure que l’Association se développe.
7.2 Année Financière
L’année financière de l’Association PAX ASTRO SPORT (APAS) commence le 1er janvier et se termine le 31 décembre de chaque année.
7.3 Dispositions Bancaires
- L’Association doit maintenir un compte bancaire à son nom auprès d’une institution financière réputée.
- Toutes les transactions financières doivent être effectuées via ce compte.
7.4 Budget
- Le Trésorier doit préparer un budget annuel pour l’Association, qui doit être approuvé par le Conseil d’Administration avant le début de chaque année financière. Il peut être révisé en cours d’année au besoin à la demande du Trésorier sous réserve de l’approbation par une Assemblée Générale Extraordinaire.
- Le budget doit inclure les revenus et dépenses prévus pour les activités de l’Association.
- Le Budget sera établi en accord avec le principe de bonne gestion établi à l’article 7.12.
- Chaque année, le montant de la cotisation annuelle sera défini lors de l’Assemblée Générale Annuelle et payable sous un mois par les membres soumis à cotisation.
7.5 Revenus
- Les revenus de l’Association peuvent consister en cotisations des membres, dons, subventions et tout autre revenu généré par ses activités.
- Tous les revenus doivent être promptement déposés sur le compte bancaire de l’Association.
7.6 Dépenses
- Les dépenses doivent être effectuées conformément au budget approuvé.
- Toute dépense dépassant un montant spécifié doit recevoir l’approbation préalable du Conseil d’Administration.
- Le montant spécifique est fixé à 200 euros.
7.7 Rapport Financier
- Le Trésorier doit tenir des registres précis et complets de toutes les transactions financières.
- Un rapport financier annuel doit être préparé à la fin de chaque année financière et présenté lors de l’Assemblée Générale Annuelle (AGA).
- Compte tenu de l’échelle initiale de l’Association et des considérations de ressources, le rapport financier sera annuel. Cependant, cette fréquence peut être augmentée si la taille de l’Association ou les exigences pour une plus grande transparence le nécessitent.
7.8 Audit
- Un audit n’est pas requis sauf si l’Association compte parmi ses membres des États ou des entreprises exigeant que l’Association réalise des audits, ou si la taille de l’Association justifie, en bonne pratique, la nécessité d’un audit.
- Les comptes de l’Association peuvent être audités annuellement par un auditeur indépendant nommé par le Conseil d’Administration si les conditions susmentionnées l’exigent. Dans le cas contraire, une simple approbation lors de l’assemblée générale sera suffisante. Les comptes seront à cette occasion mis à la disposition des membres.
- Le rapport de l’auditeur, le cas échéant, doit être présenté aux membres lors de l’Assemblée Générale Annuelle.
7.9 Contrôles Financiers
- L’Association doit mettre en place des contrôles financiers appropriés pour protéger ses actifs, mais qui doivent cependant rester adaptés à la taille de l’association.
- Une autorisation double est requise pour tous les paiements dépassant le montant spécifié à l’article 7.6.
7.10 Remboursement des Dépenses
Les membres et les bénévoles peuvent être remboursés pour les dépenses engagées au nom de l’Association, sous réserve de l’approbation préalable du Trésorier et conformément au budget. Pour plus de détails sur les conditions de remboursement, veuillez consulter l’Article 8 : Indemnités et Remboursements.
7.11 Amendements
Ces règles financières peuvent être modifiées par un vote à la majorité du Conseil d’Administration, sous réserve de ratification lors de la prochaine l’Assemblée Générale Annuelle de l’Association.
7.12 Principe de bonne gestion
- Un projet qui mettrait l’association dans une situation financière délicate parce que des revenus ou des dons ou toute forme de contribution financière attendue ne seraient pas suffisants, ou ne permettrait dans un horizon raisonnable de permettre au compte de l’association de revenir à l’équilibre, ne devrait pas être validé au préalable par le Conseil d’Administration.
- De même, si la situation financière de l’association venait à se dégrader, ou la trésorerie venait à manquer, les adhérents seraient appelés à hauteur de leur part pour combler le déficit, dans la limite du montant de leur cotisation. Dans la mesure où les adhérents refuseraient de participer entraînant l’association dans une situation déficitaire sans perspective à ce qu’elle puisse être rétablie dans des délais raisonnables, une Assemblée Générale Extraordinaire pourrait être convoquée à la seule discrétion du Trésorier et la dissolution de l’association pourrait être déclarée si aucune solution n’était trouvée.
- La responsabilité du Trésorier étant engagée, ce dernier peut, à sa seule discrétion, si les conditions l’exigent, après consultation avec le Président, déclarer la dissolution de l’association.
Article 8 : Indemnités et Remboursements
8.1 Généralités
L’Association reconnaît que les membres, y compris les bénévoles, peuvent engager des dépenses dans le cadre de leurs activités pour l’Association. Ces dépenses peuvent être remboursées selon les règles établies dans cet article, afin d’assurer une gestion financière rigoureuse et équitable.
8.2 Éligibilité au Remboursement
Les individus (membres ou bénévoles) sont éligibles au remboursement des frais engagés pour le compte de l’Association. Dans des cas exceptionnels, et sous réserve de l’autorisation du Conseil d’Administration, d’autres associations à but non lucratif peuvent également recevoir un remboursement, mais pas les entreprises ou les États, sauf approbation spécifique du Conseil d’Administration en cas de circonstances particulières.
8.3 Documentation Requise
Toute demande de remboursement doit être accompagnée de justificatifs (factures, reçus) prouvant l’engagement des dépenses ou le montant de la TVA est précisé. Les demandes doivent être soumises dans un délai de 30 jours suivant l’engagement de la dépense.
8.4 Processus d’Approbation
Les demandes de remboursement seront examinées et approuvées par le Trésorier. Les remboursements dépassant un montant de 200 euros nécessitent une approbation supplémentaire du Conseil d’Administration.
8.5 Limites et Restrictions
- Les remboursements sont plafonnés à 500 euros par événement ou activité, sauf cas exceptionnels approuvés par le Conseil d’Administration.
- Les dépenses liées au transport peuvent être remboursées sur la base du tarif économique le plus bas disponible. Pour les déplacements en voiture, un remboursement peut être effectué à hauteur de 0,30 euro par kilomètre.
- Les dépenses de restauration sont remboursables jusqu’à un maximum de 20 euros par personne et par repas.
- Les dépenses non justifiées, extravagantes ou non liées directement aux activités de l’Association ne seront pas remboursées.
8.6 Cas Spéciaux```markdown
8.6 Cas Spéciaux
Avec l’approbation du Conseil d’Administration, et dans des circonstances spéciales justifiées, des remboursements peuvent être accordés à des États ou des entreprises. Ces cas seront traités avec la plus grande prudence et nécessiteront une documentation complète ainsi qu’une justification détaillée.
8.7 Révision des Limites et Restrictions
Le Conseil d’Administration se réserve le droit de réviser les limites et restrictions des remboursements pour s’adapter à l’évolution de l’Association et de ses activités. Toute modification sera soumise à l’approbation lors de l’Assemblée Générale Annuelle ou d’une Assemblée Générale Extraordinaire.
Titre IV : Activités et Projets
Article 9 : Planification et Suivi des Projets
9.1 Objectif
Cet article définit les procédures de proposition, d’approbation et de suivi des projets et activités de l’Association PAX ASTRO SPORT (APAS), visant à promouvoir le développement des sports virtuels et des espaces associés. Il souligne l’importance de la sécurité des lieux, la protection des droits de propriété intellectuelle, la prise en compte des impacts environnementaux, et l’adhésion aux meilleures pratiques de gestion de projets et de gestion des parties prenantes.
9.2 Proposition de Projets
- Les membres, ainsi que les organisations et entreprises partenaires, sont encouragés à soumettre des propositions de projets alignées sur les objectifs de l’Association.
- Les propositions doivent être présentées dans le format requis par l’Association et inclure une analyse détaillée des objectifs, des ressources nécessaires, des implications en termes de droits de propriété intellectuelle, et des mesures de sécurité pour les lieux.
- Les propositions doivent également intégrer un plan de gestion de projet conforme aux meilleures pratiques, incluant la gestion des parties prenantes, pour assurer un développement et une exécution réussis du projet.
9.3 Processus d’Approbation
- Les propositions sont examinées par le Conseil d’Administration, qui évalue leur conformité avec la mission de l’Association, leur viabilité, et leur contribution potentielle aux objectifs de paix et de développement durable.
- L’approbation formelle par le Conseil est nécessaire pour procéder à la réalisation de tout projet, et le principe de bonne gestion rappelé au 7.12 doit prévaloir.
9.4 Suivi et Évaluation
- Un responsable est désigné pour chaque projet approuvé, chargé de son suivi conformément au plan de gestion de projet établi.
- Des rapports périodiques sur la progression du projet sont requis et seront examinés par le Conseil d’Administration.
- Une évaluation post-projet est réalisée pour mesurer les résultats par rapport aux objectifs et identifier les leçons apprises.
9.5 Coopération et Partenariats
- L’Association s’engage à travailler en partenariat avec des entités partageant les mêmes idées pour promouvoir le développement collaboratif des sports virtuels, en veillant à ce que ces collaborations respectent les principes de non-duplication des efforts et de minimisation de l’impact environnemental.
9.6 Flexibilité et Adaptabilité
- L’Association reste ouverte à l’intégration de nouvelles activités et projets qui émergent, à condition qu’ils soient en accord avec sa vision et sa mission et qu’ils suivent les principes de gestion de projet et de gestion des parties prenantes énoncés.
9.7 Sécurité, Propriété Intellectuelle et Environnement
- Tous les projets doivent respecter strictement les normes de sécurité physique, protéger les droits de propriété intellectuelle et minimiser l’impact environnemental, reflétant l’engagement de l’Association envers des pratiques responsables et durables.
Titre V : Modifications du Règlement Intérieur
Article 10 : Procédure de Modification
Le processus par lequel ce règlement intérieur peut être modifié est spécifié, en accord avec les dispositions des statuts.
Titre VI : Dispositions Diverses
Article 11 : Règles de Bonne Conduite
Les règles de bonne conduite et d’éthique au sein de l’association sont énoncées pour tous les membres.
Article 12 : Règlement des Conflits
Les procédures de médiation et de résolution des conflits internes à l’association sont détaillées.
Fait à Paris le 27 février 2024.
Pour l’association PAX ASTRO SPORT,
Le Président Le Trésorier