Règlement Intérieur

Règlement Intérieur de Orbital Sport Research Association (Association de recherche sur le sport orbital)

Article I : Nom et objet

  1. Le nom de la société est Orbital Sport Research Association (OSRA).
  2. L’objectif de l’OSRA, tel que défini dans la constitution, est de promouvoir la paix sur Terre à travers le sport dans l’espace.

Article II : Adhésion

2.1 Admissibilité L’adhésion est ouverte aux individus et aux organisations qui soutiennent les objectifs de la société. La société accueille des membres d’horizons divers, notamment des bénévoles, des étudiants, des professionnels et des organisations intéressées par la promotion de la paix par le sport dans l’espace.

2.2 Catégories d’adhésion L’adhésion comprendra plusieurs catégories pour s’adapter aux différents niveaux de participation et d’engagement de nos membres. Les catégories sont les suivantes :

2.3 Droits et obligations Les droits et obligations de chaque catégorie de membres seront définis dans une politique d’adhésion, qui sera élaborée et révisée périodiquement par le conseil d’administration. Cette politique détaillera les opportunités d’engagement, les droits de vote, l’éligibilité à un poste et d’autres aspects pertinents pour chaque catégorie, garantissant que tous les membres peuvent contribuer de manière significative aux objectifs de la société.

2.4 Processus de demande et d’approbation Les membres potentiels doivent faire leur demande d’adhésion conformément aux procédures établies par le conseil d’administration. Le Conseil conserve le pouvoir d’approuver ou de rejeter les demandes d’adhésion en fonction des objectifs de la société et de l’alignement du candidat avec sa mission.

Article III : Conseil d’Administration

3.1 Composition et taille Le conseil d’administration sera composé d’un minimum de trois (3) et d’un maximum de neuf (9) membres, garantissant un groupe gérable mais diversifié pour une gouvernance efficace. Cette taille permet une gamme d’expertises et de perspectives tout en maintenant des processus décisionnels efficaces.

3.2 Élection et mandat Les administrateurs sont élus pour un mandat de deux ans avec possibilité de réélection. Les élections ont lieu lors de l’assemblée générale annuelle (AGA) pour assurer la transparence et la participation des membres au processus de gouvernance.

3.3 Rôles et responsabilités Le Conseil élit parmi ses membres des personnes pour remplir les fonctions de président, vice-président, secrétaire et trésorier. Ces rôles sont cruciaux pour la gestion stratégique et opérationnelle de la société. Afin d’éviter les conflits d’intérêts et de garantir une concentration spécifique sur les domaines clés, les rôles de président et de trésorier ne doivent pas être occupés par la même personne.

3.4 Inclusion des jeunes Nonobstant l’exigence générale selon laquelle les administrateurs doivent être âgés d’au moins 18 ans, la société autorise les personnes âgées de 16 et 17 ans à exercer les fonctions d’administrateur. Cette inclusion favorise un environnement de leadership diversifié et innovant, encourageant la participation active des jeunes membres de la communauté. Les administrateurs de moins de 18 ans doivent avoir le consentement de leur parent ou tuteur légal.

3.5 Réunions Le conseil d’administration se réunira au moins une fois par trimestre pour discuter et prendre des décisions sur l’orientation stratégique de la société, la santé financière et d’autres questions critiques. Des réunions extraordinaires peuvent être convoquées si nécessaire.

3.6 Comités du conseil d’administration Pour soutenir le travail de la société et aborder des domaines d’intérêt ou de préoccupation spécifiques, le conseil d’administration peut créer des comités au besoin. Ces comités fonctionneront sous la direction du conseil d’administration et lui rendront compte.

Article IV : Réunions

4.1 Assemblées générales annuelles (AGA) L’Assemblée Générale se tiendra une fois par an, dans les six mois suivant la fin de l’exercice social. Cette réunion est essentielle pour examiner les progrès de la société, sa santé financière et définir les orientations stratégiques pour l’année à venir. L’AGA offre une plate-forme permettant à tous les membres de voter sur des questions cruciales, d’élire le conseil d’administration et de s’engager dans un dialogue ouvert sur l’avenir de la société.

4.2 Assemblées générales extraordinaires Des assemblées générales extraordinaires peuvent être convoquées par le conseil d’administration ou sur demande écrite signée par au moins 10 % des membres. Ces réunions visent à traiter des questions urgentes qui surviennent entre les AGA. L’objet de l’assemblée doit être clairement indiqué dans l’avis de convocation adressé aux membres.

4.3 Avis de convocation L’avis de toute assemblée générale doit être fourni à tous les membres au moins 14 jours à l’avance, incluant la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour. Pour les AGA, un préavis de 21 jours est préférable pour permettre une préparation adéquate des membres. Des efforts seront faits pour tenir compte de tous les fuseaux horaires, en tenant compte de la composition internationale des membres.

4.4 Organiser des réunions virtuelles Compte tenu de la nature mondiale de la société et de la nécessité d’une participation inclusive, les réunions peuvent se tenir virtuellement en utilisant des plateformes numériques. Cela garantit que tous les membres, quelle que soit leur situation géographique, peuvent participer activement à la gouvernance de la société. Le conseil d’administration veillera à ce que la plateforme numérique choisie soit accessible, sécurisée et capable de faciliter une communication efficace entre les participants.

4.5 Vote Les votes à toute assemblée générale peuvent être exprimés en personne ou par des moyens électroniques fournis par la société. Cette flexibilité garantit que tous les membres ont une voix, quelle que soit leur capacité à assister physiquement aux réunions. La société adoptera des procédures claires pour le vote électronique afin de garantir l’intégrité et la confidentialité du processus de vote.

4.6 Quorum Le quorum pour toute assemblée générale doit être de 10 % des membres ou d’un minimum de dix membres, selon le plus élevé des deux, afin de garantir que les décisions soient prises avec une large participation. Si le quorum n’est pas atteint, la réunion sera ajournée à une date ultérieure et les décisions prises lors de la reprise de la réunion seront valables quel que soit le quorum.

4.7 Utilisation de résolutions écrites Au lieu de tenir des réunions formelles, le conseil d’administration et les membres peuvent choisir d’adopter des résolutions écrites pour certaines décisions. Ceci est particulièrement pratique pour les décisions simples ou lorsque l’organisation compte un petit nombre de membres. Une résolution écrite doit être rédigée pour refléter la décision prise et doit être signée par tous les membres ayant le droit de voter sur la question. De telles résolutions auront le même effet que si elles étaient décidées lors d’une réunion formelle, à condition qu’elles soient conformes aux exigences énoncées dans les présents statuts et dans la loi applicable.

Article V : Comités

5.1 Création de comités Le conseil d’administration peut créer des comités jugés nécessaires pour faire progresser les buts et objectifs de l’Orbital Space Research Association (OSRA). Ces comités peuvent aborder des domaines spécifiques tels que la recherche, la sensibilisation, l’adhésion, les finances ou toute autre fonction pertinente à la mission de la société. Des comités sont créés pour accorder une attention particulière à des projets ou des domaines opérationnels particuliers, permettant à la société de tirer efficacement parti de l’expertise spécialisée et de l’engagement des membres.

5.2 Composition et nomination Les membres du comité peuvent être choisis parmi les membres de la société dans leur ensemble, y compris les membres du conseil d’administration, en fonction de leur intérêt, de leur expertise et de leur volonté de contribuer. Le conseil conserve le pouvoir de nommer ou d’approuver la nomination des présidents et des membres des comités. La composition de chaque comité doit refléter la diversité des membres de la société, en s’efforçant d’inclure un éventail de perspectives et de compétences.

5.3 Devoirs et responsabilités Chaque comité est chargé de devoirs et de responsabilités spécifiques tels que définis lors de sa création par le conseil d’administration. Ces tâches doivent s’aligner sur les objectifs généraux et le plan stratégique de l’OSRA. Les comités sont chargés d’élaborer leurs plans de travail, de fixer des objectifs et de rendre compte régulièrement au conseil d’administration de leurs progrès, défis et réalisations.

5.4 Procédures opérationnelles Les comités sont encouragés à établir leurs procédures de fonctionnement, sous réserve de l’approbation du conseil. Ces procédures doivent inclure les calendriers de réunions, les processus de prise de décision et les protocoles de communication, garantissant que les travaux du comité sont menés de manière efficace et transparente. La flexibilité des procédures opérationnelles est essentielle pour s’adapter à la nature dynamique du travail de la société et à la diversité de ses membres à l’échelle mondiale.

5.5 Révision et dissolution Le conseil d’administration examinera périodiquement le rendement et la pertinence continue de chaque comité pour s’assurer qu’il s’aligne sur les priorités stratégiques de l’OSRA et qu’il utilise efficacement les ressources bénévoles. Les comités peuvent être dissous ou restructurés par le conseil d’administration si nécessaire pour refléter les changements dans les objectifs, les priorités ou les ressources de la société.

Article VI : Gestion financière

6.1 Exercice financier L’exercice financier de l’Orbital Space Research Association (OSRA) commencera le 1er janvier et se terminera le 31 décembre. Cette période facilite la planification et le reporting financiers structurés.

6.2 Budgétisation et planification financière Un budget annuel détaillant les revenus et dépenses prévus sera préparé par le trésorier et approuvé par le conseil d’administration avant le début de chaque exercice financier, garantissant que les activités financières correspondent aux objectifs et aux ressources de l’OSRA.

6.3 Transactions et comptes financiers L’OSRA conservera ses fonds dans des institutions financières sûres et réputées, comme déterminé par le Conseil. Les transactions financières doivent être effectuées via ces comptes pour garantir la responsabilité. Les transactions importantes, dépassant un seuil prédéterminé, nécessitent une double autorisation des membres désignés du conseil d’administration, généralement le trésorier et un autre dirigeant, pour se prémunir contre les actions financières non autorisées.

6.4 Gestion et approbation des dépenses Les dépenses doivent correspondre au budget approuvé. Les dépenses dépassant les allocations budgétisées ou sortant de son champ d’application nécessitent l’approbation préalable du Conseil. En cas d’urgence, le président ou le trésorier peut autoriser les dépenses nécessaires dans une limite fixée par le conseil d’administration. De telles actions doivent être signalées au Conseil dans les plus brefs délais pour approbation ultérieure.

6.5 Rapports financiers et audit Des registres financiers précis sont tenus par le trésorier, qui présente également des rapports financiers aux réunions du conseil d’administration et à l’assemblée générale annuelle (AGA). Ces rapports incluent des comparaisons des revenus et dépenses réels par rapport au budget. Un audit annuel effectué par un auditeur indépendant nommé par le Conseil garantit l’intégrité financière. Les conclusions de l’audit sont présentées aux membres lors de l’AGA. Le Conseil peut opter pour des audits plus fréquents en fonction des besoins opérationnels.

6.6 Modifications et exceptions Le conseil d’administration a le pouvoir de modifier ces politiques de gestion financière si nécessaire pour refléter les changements dans les exigences opérationnelles ou pour améliorer la gouvernance financière. Toutes les modifications doivent être enregistrées et communiquées aux membres. Des exceptions à ces politiques peuvent être faites par le Conseil dans des circonstances extraordinaires, garantissant que ces décisions sont documentées et conformes aux meilleurs intérêts de l’OSRA.

6.7 Résolutions écrites pour les décisions financières Pour les décisions financières qui ne nécessitent pas la délibération permise par une assemblée formelle, des résolutions écrites signées par tous les membres du Conseil habilités à voter sur la question peuvent être utilisées. Ces résolutions doivent détailler la décision concernant la gestion financière ou les dépenses et sont soumises aux mêmes exigences de surveillance et de reporting que les décisions prises lors des réunions formelles du Conseil.

Article VII : Modifications des statuts

7.1 Ces règlements peuvent être modifiés lors de toute AGA ou assemblée générale extraordinaire, à condition qu’un avis écrit de la modification proposée ait été donné au moins 30 jours à l’avance. 7.2 Un vote majoritaire des deux tiers des membres présents est requis pour modifier les statuts.

Article VIII : Dissolution

8.1 Lors de la dissolution de l’OSRA, tous les actifs restants après paiement des dettes et obligations seront distribués à une ou plusieurs organisations ayant des objectifs similaires, comme décidé par les membres.

Article IX : Conflit d’intérêts

9.1 Les administrateurs et dirigeants doivent déclarer tout conflit d’intérêt concernant tout point de l’ordre du jour au début d’une réunion.

Article X : Relations avec d’autres organisations

10.1 Collaboration avec l’APAS L’OSRA reconnaît et valorise sa relation avec l’Association Pax Astro Sport (APAS), une association française loi 1901, créée en mars 2024. Les deux organisations partagent la mission de promouvoir la paix à travers le sport dans l’espace, en tirant parti des progrès technologiques pour transformer l’approche des conflits et de la collaboration. à l’échelle mondiale. OSRA et APAS collaboreront sur des projets, partageront leurs connaissances et se soutiendront mutuellement dans leurs initiatives pour faire avancer leurs objectifs communs.

10.2 Partenariat avec une ONG japonaise L’OSRA prévoit la création d’une organisation japonaise à but non lucratif (OBNL) qui, comme l’OSRA et l’APAS, se consacrera à la mission de promotion de la paix à travers les sports spatiaux. Cette organisation à but non lucratif japonaise devrait s’appuyer sur l’expérience des volontaires, en particulier ceux possédant une expertise des Jeux Olympiques de Tokyo 2020, pour contribuer au réseau mondial de volontaires soutenant les initiatives de sports spatiaux. OSRA s’engage à travailler en étroite collaboration avec cet OBNL japonais une fois établi, pour renforcer notre impact collaboratif et faire avancer nos objectifs communs.

10.3 Réseau mondial et collaboration Reconnaissant l’importance de la collaboration internationale dans la réalisation de sa mission, OSRA s’engage à construire et à maintenir des partenariats solides avec des organisations du monde entier, notamment l’APAS en France et le prochain OBNL japonais. Ces partenariats faciliteront l’échange d’idées, l’engagement des bénévoles et la réalisation de projets qui font progresser la vision de l’utilisation des sports spatiaux comme plateforme pour la paix. L’OSRA cherchera à établir des accords, des projets communs et des initiatives de collaboration avec l’APAS, l’ONG japonaise et d’autres organisations partageant les mêmes idées, tant au niveau local qu’international, afin de maximiser l’impact de ses efforts en faveur de la paix et du sport dans l’espace.

Article XI : Plan initial

11.1 Création de sites virtuels et de sites d’espaces virtuels Dans le cadre de ses premières activités, OSRA s’engage dans la création et le développement de lieux virtuels. Ces plates-formes serviront de prototypes pour accueillir des compétitions et des événements sportifs internationaux, démontrant le potentiel des sports spatiaux et favorisant l’engagement et l’enthousiasme mondiaux pour le concept. Suite à la création de sites virtuels, l’OSRA progressera dans le développement de sites spatiaux virtuels, qui simuleront spécifiquement des environnements pour les sports dans l’espace, offrant ainsi une approximation encore plus proche de la vision finale des événements sportifs spatiaux réels.

11.2 Projets de démonstration dans des environnements d’apesanteur et de vide L’OSRA prévoit d’entreprendre des projets de démonstration mettant en valeur les sports en apesanteur et dans des environnements sous vide. Ces projets mettront non seulement en évidence la faisabilité technique des sports spatiaux, mais susciteront également l’intérêt de la communauté scientifique, des partenaires potentiels et du public. Ces démonstrations sont cruciales pour valider les concepts et les technologies qui pourraient être utilisés dans de véritables événements sportifs spatiaux.

11.3 Propositions de collaboration internationale sur les événements sportifs spatiaux Reconnaissant l’importance de la coopération internationale pour concrétiser la vision du sport dans l’espace, l’OSRA recherchera activement des partenariats et une collaboration avec les agences spatiales, les organisations sportives internationales et d’autres entités compétentes. L’organisation élaborera des propositions pour impliquer ces parties prenantes dans des discussions sur l’organisation d’événements sportifs spatiaux réels, en tirant parti des bases posées par les sites virtuels et les projets de démonstration.

11.4 Engagement avec l’APAS et l’OBNL japonais Conformément à son approche collaborative, OSRA travaillera en étroite collaboration avec l’Association Pax Astro Sport (APAS) en France et soutiendra la création d’une organisation japonaise à but non lucratif (OBNL) avec des objectifs alignés. Ces partenariats permettront à l’OSRA de s’appuyer sur une large base d’expertise et de soutien bénévole, renforçant ainsi la capacité de l’organisation à réaliser sa mission.

11.5 Implication des bénévoles et des membres Les bénévoles et les membres joueront un rôle essentiel dans les premières activités de l’OSRA. L’organisation lancera des initiatives pour recruter, former et engager des bénévoles à divers titres, allant de la contribution au développement de sites virtuels à la participation à des projets de démonstration et à la promotion des sports spatiaux. Les commentaires des membres et des bénévoles joueront un rôle déterminant dans l’orientation et l’orientation des projets et des initiatives de l’OSRA.

11.6 Orientations pour les activités initiales Les étapes décrites ci-dessus sont incluses dans les statuts à titre d’orientation pour permettre à l’OSRA de lancer ses activités rapidement et efficacement. Sachant que la recherche et l’industrie liées à l’espace et au sport continueront d’évoluer, ces plans sont conçus dans un souci de flexibilité. L’organisation s’engage à adapter son approche à mesure que de nouvelles informations deviennent disponibles et à mesure que les progrès technologiques et industriels se produisent. Cette adaptabilité garantit que l’OSRA reste à la pointe de l’innovation dans la promotion de la paix à travers les sports spatiaux.

Article XII : Diversité, mentorat et engagement communautaire

12.1 Engagement envers la diversité et l’inclusion L’Orbital Space Research Association (OSRA) se consacre à favoriser un environnement diversifié et inclusif qui accueille des personnes de tous horizons, y compris, mais sans s’y limiter, l’âge, le sexe, l’origine culturelle et l’expertise. Reconnaissant qu’une diversité de membres améliore la créativité, l’innovation et l’efficacité de la mission, l’OSRA s’engage à promouvoir l’inclusivité dans toutes ses activités.

12.2 Engagement et éducation L’OSRA mobilisera les jeunes membres de la communauté et les groupes sous-représentés à travers diverses initiatives, telles que le mentorat, les ateliers éducatifs et les projets de collaboration avec des organisations éducatives et communautaires. Ces efforts visent à offrir de précieuses opportunités d’apprentissage et de leadership, enrichissant ainsi l’implication de la communauté dans l’espace, le sport et la coopération internationale.

12.3 Mentorat et partage de connaissances L’organisation valorise le rôle du mentorat et encourage le partage d’expériences et d’expertise entre les membres et les bénévoles. Grâce à la fois au mentorat informel et au développement éventuel de programmes formels, l’OSRA cherche à favoriser une culture de soutien et de croissance, permettant à ses membres de contribuer efficacement à sa mission.

12.4 Tirer parti des ressources pour l’engagement communautaire En mettant l’accent sur des initiatives à faible coût et à fort impact, l’OSRA s’engage à maximiser ses ressources pour engager et collaborer avec ses membres et ses bénévoles. Cette approche vise à bâtir une communauté forte et solidaire qui contribue activement et fait progresser les objectifs de l’organisation.

12.5 Surveillance, reporting et amélioration continue L’OSRA mettra en œuvre des mécanismes pour surveiller l’efficacité de ses initiatives liées à la diversité, au mentorat et à l’engagement communautaire. En rendant régulièrement compte des progrès et de l’impact de ces initiatives, l’organisation assure la transparence, favorise la responsabilité et favorise l’amélioration continue de ses efforts pour bâtir une communauté diversifiée et engagée.